Como fazer o check-in de recebimentos de notas de entrada no Bling

O Check-in de Recebimentos permite conferir as mercadorias recebidas antes de lançar a nota fiscal de entrada no estoque.

Com ele, você pode comparar o que consta na NF-e com o que realmente chegou, conferir quantidades e registrar situações como produto faltando, danificado, incorreto ou recusado.

É uma etapa interessante para empresas que querem evitar que uma divergência no recebimento se transforme em uma divergência de estoque.

Antes de fazer o check-in

Existem dois requisitos importantes:

• A nota fiscal de entrada precisa ter sido importada por meio do arquivo XML.

• O estoque da nota ainda não pode ter sido lançado.

Além disso, o recurso de Check-in de Recebimentos está sendo disponibilizado gradualmente pelo Bling. Por isso, ele pode ainda não estar disponível em todas as contas.

💡 Dica da Tati: se sua empresa recebe um volume relevante de mercadorias, eu recomendo fazer a conferência antes da entrada no estoque. Corrigir uma diferença no recebimento é muito mais organizado do que descobrir depois que o saldo do sistema já foi alimentado com uma quantidade que não chegou fisicamente.

Como acessar o Check-in de Recebimentos

Você pode iniciar a conferência logo depois de importar o XML da nota, utilizando a opção: Conferir produtos.

Também é possível acessar diretamente: Estoque > Check-in de Recebimentos

Nessa tela, o Bling apresenta as notas pendentes de conferência dos últimos 30 dias.

Para localizar uma nota mais antiga ou fazer uma busca específica, utilize a chave de acesso ou o número da nota fiscal.

Como conferir os produtos recebidos

O Bling oferece três formas de fazer a conferência.

1. Conferência manual

Na própria listagem da nota, ajuste a quantidade recebida de cada produto conforme a contagem física.

Essa opção funciona bem quando existem poucos itens ou quando você prefere conferir diretamente pela tela.

2. Busca ou leitura de código

Você pode localizar os produtos utilizando: Nome do produto, código do fornecedor, GTIN

Se utilizar um leitor de código de barras, basta fazer a leitura do GTIN.

Caso o produto tenha o DUN, código utilizado na embalagem, devidamente cadastrado, ele também pode ser utilizado na leitura.

3. Check-in em lote

Quando você já conferiu fisicamente a mercadoria e tem certeza de que as quantidades recebidas correspondem à nota, pode utilizar o Check-in em lote.

Selecione os produtos e clique em: Check-in em lote

O Bling preencherá as quantidades recebidas conforme as quantidades informadas na nota fiscal.

Forma de conferência	Quando utilizar
Manual	Poucos itens ou conferência individual
Leitura de código	Operações com leitor e maior volume
Check-in em lote	Itens já conferidos e sem divergências

💡 Dica da Tati: use o check-in em lote somente quando a mercadoria já tiver sido realmente conferida. A função agiliza o processo, mas não deve substituir a conferência física.

O que fazer quando existe uma divergência?

Se a quantidade recebida estiver diferente da nota ou existir algum problema com o produto, você pode registrar uma pendência.

No item correspondente, clique nos três pontos > Registrar pendência do produto.

Escolha o motivo:

• Produto faltando

• Produto danificado

• Produto incorreto

• Recusar produto

A opção Recusar produto deve ser utilizada quando nenhuma unidade daquele item foi recebida.

Depois, informe a quantidade relacionada à divergência.

O que fazer com o produto em divergência?

Dependendo da situação, o Bling permite definir uma ação:

Ação	O que acontece
Gerar crédito ao fornecedor	Gera um crédito na ficha financeira para utilização posterior
Gerar nota de devolução	Cria uma NF-e de saída de devolução com os itens, mas não realiza a emissão automaticamente
Não aplicar nenhuma ação	Apenas registra a pendência

Para produto faltando, essas ações não são aplicáveis.

💡 Dica da Tati: não registre uma divergência apenas para conseguir finalizar o recebimento. Defina internamente como sua empresa trata falta, avaria e produto incorreto. O registro no Bling precisa acompanhar o que será feito comercial e financeiramente com o fornecedor.

Posso interromper a conferência?.

Se não conseguir terminar naquele momento, você pode salvar a conferência e continuar depois.

Se perceber que a conferência foi realizada incorretamente, também é possível reiniciá-la.

As ações ficam registradas no Histórico de ações, que pode ajudar na auditoria e na identificação das movimentações realizadas pelos usuários. O sistema também disponibiliza um Resumo de conferências, que pode ser impresso.

Como finalizar o check-in

Depois de conferir os produtos e registrar as pendências necessárias, clique em: Finalizar.

A nota deixará de aparecer na lista de pendências do Check-in de Recebimentos.

Mesmo depois de finalizada, você poderá localizá-la novamente pela chave de acesso ou pelo número da nota para consultar o histórico e o resumo da conferência.

Como lançar o estoque depois da conferência

Depois de concluir o check-in, você pode lançar a entrada dos produtos no estoque.

Acesse: Estoque > Notas fiscais de entrada

Localize a nota e clique nos: Três pontos > Lançar estoque

Assim, o estoque será alimentado depois que as mercadorias já tiverem passado pela conferência.

Como lançar o estoque automaticamente após o check-in

Se você quiser que o estoque seja lançado automaticamente depois da finalização da conferência, existe uma configuração específica.

Acesse: Perfil da empresa > Todas as configurações > Notas fiscais > Configurações de NF-e > Configurações gerais

Ative: Lançar estoque ao finalizar Check-in na Nota Fiscal de Entrada

Depois, salve.

💡 Dica da Tati: essa automação faz bastante sentido quando o processo da empresa determina que check-in finalizado significa mercadoria conferida e liberada para o estoque. Se ainda existe alguma validação interna depois da conferência, avalie se a baixa automática combina com o seu fluxo.

Como acompanhar quais notas já foram conferidas

Na listagem das notas fiscais de entrada, você pode adicionar uma coluna específica para acompanhar o processo.

Acesse: Estoque > Notas fiscais de entrada

Clique no ícone de colunas customizadas e habilite: Conferência

O Bling exibirá uma nova coluna indicando o andamento do check-in de cada nota.

Tutorial Zari Consulting

Este tutorial foi elaborado pela Zari Consulting para ajudar sua empresa a organizar seus processos e aproveitar melhor os recursos do Bling.

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Zari Consulting, credenciada Top Especialista Bling

Tatiane Bellucca