Contas a pagar e receber no Bling: como funciona na prática

Se tem uma parte do financeiro que precisa estar muito bem organizada dentro do ERP, é o controle das contas a pagar e a receber. É ali que começa a ficar mais claro quanto a empresa ainda precisa pagar, quanto tem para receber e o que realmente já movimentou o caixa. Quando esse controle é feito apenas em planilhas ou espalhado em diferentes lugares, fica muito mais difícil saber qual é a situação financeira real da empresa.

No Bling, as contas a pagar e a receber ficam dentro do módulo financeiro e podem ser lançadas manualmente ou geradas a partir de operações da empresa. O que muda entre uma e outra é, basicamente, a direção do dinheiro: nas contas a pagar, existe uma saída que a empresa ainda precisa realizar. Nas contas a receber, existe um valor que a empresa espera receber.

Contas a pagar no Bling

Quando penso em contas a pagar, não estou falando apenas de cadastrar boletos. São todas aquelas obrigações que a empresa assumiu e que ainda precisam ser pagas, como fornecedores, aluguel, serviços, despesas recorrentes e outras contas da operação.

No Bling, uma conta a pagar pode ser cadastrada manualmente em Financeiro > Contas a Pagar. Para o cadastro, são necessários dados como fornecedor, valor e vencimento. Também podem ser informados a forma de pagamento, o portador, a categoria, o número do documento, juros, multa e outras informações.

Essa estrutura é importante porque não basta saber que a empresa tem uma conta de R$ 2.000 para pagar. É preciso saber para quem, quando, de onde o dinheiro vai sair e a que tipo de despesa aquele valor pertence. É isso que permite transformar as contas a pagar em uma ferramenta de gestão, e não apenas em uma agenda de vencimentos.

Outra situação bastante comum são as despesas que se repetem todos os meses. O Bling permite trabalhar com contas recorrentes, inclusive em frequências como semanal, quinzenal, mensal, trimestral, semestral e anual, dependendo da configuração escolhida.

Para uma empresa que tem despesas fixas, isso pode evitar bastante trabalho manual.

E como funcionam as contas a receber dentro do ERP Bling?

Nas contas a receber ficam os valores que a empresa ainda tem para receber de seus clientes. Pode ser uma venda parcelada, um serviço prestado ou qualquer outra operação que gere um recebimento futuro.

No Bling, também é possível cadastrar uma conta a receber manualmente. O sistema solicita informações como cliente, valor e vencimento e permite complementar o lançamento com forma de pagamento, conta financeira de destino, categoria e outras informações.

Mas aqui existe uma diferença importante para quem utiliza o sistema no dia a dia: dependendo da operação, não é necessário ficar cadastrando tudo manualmente. As contas a receber também podem ser lançadas a partir das vendas. No processo de vendas do Bling, quando a condição de pagamento está configurada corretamente, é possível lançar as contas correspondentes.

Isso reduz bastante o retrabalho, principalmente em empresas que têm um volume maior de vendas.

O lançamento não significa que o dinheiro já entrou

Imagine que uma empresa fez uma venda de R$ 1.500 em três parcelas. O dinheiro ainda não está todo disponível na conta bancária. Existe um valor que será recebido de acordo com os vencimentos.

Por isso, é importante diferenciar o que está previsto para receber daquilo que já foi recebido.

O mesmo acontece com uma conta a pagar. Cadastrar uma despesa de R$ 800 com vencimento para o dia 20 não significa que os R$ 800 já saíram da conta bancária.

É justamente por isso que a baixa das contas é tão importante.

A baixa é o que aproxima o sistema da realidade

Quando uma conta a pagar é efetivamente paga, ela precisa ser baixada. Quando um cliente paga uma conta a receber, o recebimento também precisa ser registrado. No Bling, depois da baixa, a movimentação passa a refletir a entrada ou saída financeira correspondente e pode ser visualizada em Caixas e Bancos.

Na prática, esse processo ajuda a separar duas situações que muitas empresas acabam misturando: aquilo que está previsto e aquilo que já aconteceu.

É uma diferença simples, mas fundamental para quem quer utilizar o ERP para acompanhar o financeiro.

O que eu sempre verifico nesta configuração

Quando estou analisando o financeiro de uma empresa, não olho somente se existem contas cadastradas. Eu procuro entender se os lançamentos estão chegando da forma correta, se as contas estão sendo baixadas, se o destino financeiro está configurado e se as categorias realmente representam a operação.

Também verifico se a empresa está usando o sistema de forma integrada com o processo de vendas. Se a empresa vende no Bling, gera uma conta a receber e depois controla o recebimento em uma planilha separada, existe uma quebra no processo.

O mesmo vale para as contas a pagar. Se o financeiro está no ERP, mas os pagamentos efetivamente realizados não são atualizados no sistema, os números começam a perder confiabilidade.

E quando a conta atrasa?

O Bling permite acompanhar diferentes situações das contas, como em aberto, vencendo hoje, atrasada, paga ou recebida, inclusive situações de pagamento ou recebimento parcial. Isso ajuda bastante na rotina financeira porque permite identificar o que está pendente e separar o que já foi resolvido.

No caso das contas a receber, por exemplo, uma empresa consegue enxergar quais valores ainda estão em aberto e quais já foram recebidos. Isso pode ajudar na rotina de cobrança e também na análise do fluxo financeiro.

O importante é não deixar essas informações paradas no sistema. Ter uma lista de contas vencidas não resolve o problema se ninguém acompanha o que precisa ser feito.

O financeiro começa a ficar mais interessante quando tudo conversa

Uma das maiores vantagens de trabalhar contas a pagar e receber dentro do ERP é justamente conseguir conectar essas informações com o restante da operação.

Uma venda pode gerar um recebimento futuro. Uma compra pode gerar uma obrigação com um fornecedor. Uma baixa movimenta o caixa. As categorias ajudam a organizar essas informações e, depois, os relatórios podem transformar tudo isso em uma visão mais ampla da empresa.

É por isso que eu não gosto de olhar contas a pagar e receber como duas listas isoladas.

Elas fazem parte de um processo financeiro maior.

Quando a empresa entende esse processo e configura o Bling de acordo com a própria operação, o sistema começa a mostrar não apenas o que precisa ser pago ou recebido, mas também o que está acontecendo com o dinheiro da empresa.

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Tatiane Bellucca, Zari Consulting