Como organizar o financeiro da empresa no Bling: veja por onde começar

Organizar o financeiro da empresa dentro do Bling não começa olhando relatório. Começa entendendo como o dinheiro circula na operação.

Esse é um ponto que eu sempre observo quando começo a trabalhar na organização de uma empresa. Antes de pensar em DRE, fluxo de caixa ou qualquer outro relatório, preciso entender quais são as contas usadas pela empresa, como ela recebe dos clientes, como paga os fornecedores e de que forma essas movimentações estão sendo registradas.

Quando essa estrutura não está bem definida, o problema aparece rapidamente. O saldo não bate, os lançamentos ficam difíceis de interpretar e o gestor passa a desconfiar das informações do próprio sistema.

E muitas vezes o Bling não é o problema. A questão está na forma como o financeiro foi configurado. 

O financeiro precisa acompanhar a realidade da empresa

Uma empresa pode vender pelo site, pelo Mercado Livre, pela Shopee e também ter uma loja física. Pode receber por Pix, cartão, boleto e outras formas de pagamento. Pode ter duas ou três contas bancárias, dinheiro em caixa e valores que ainda estão dentro das plataformas de venda. Tudo isso precisa fazer sentido dentro do financeiro.

No Bling, as contas financeiras representam justamente os locais onde essas movimentações são controladas. É possível cadastrar contas correntes, caixas, contas de recebimento e outros tipos de conta. As contas de recebimento também podem ser utilizadas para controlar valores que passam por marketplaces e plataformas de pagamento.

Na minha visão, essa é uma das primeiras coisas que precisam ser organizadas quando uma empresa começa a estruturar o financeiro no ERP.

Não adianta ter uma única conta chamada “Banco” se a empresa movimenta dinheiro em vários lugares. Depois, quando chega a hora de conferir os saldos ou entender de onde veio determinado valor, ninguém consegue enxergar a operação com clareza.

Formas de pagamento parecem simples, mas fazem diferença

É muito comum encontrar empresas que foram cadastrando formas de pagamento conforme surgiam novas necessidades, sem nunca parar para revisar essa estrutura. Com o tempo, aparecem várias opções parecidas, condições diferentes e configurações que já não representam a operação atual.

No Bling, a forma de pagamento pode direcionar o lançamento para caixas e bancos ou para contas a receber e a pagar, dependendo da condição da operação. Também é possível configurar informações relacionadas a taxas e prazo de recebimento.

Por isso, quando faço uma revisão do financeiro, não olho apenas se a forma de pagamento existe. Eu olho se ela está configurada de acordo com o que realmente acontece na empresa.

Categorias financeiras de receita e despesa não podem ser deixadas de lado

Não faz sentido criar uma categoria para absolutamente tudo. Da mesma forma, colocar praticamente todas as despesas em uma única categoria também não ajuda ninguém a administrar a empresa.

O ideal é encontrar um nível de organização que permita ao gestor entender para onde o dinheiro está indo.

Uma empresa pode precisar separar despesas com aluguel, folha, fornecedores, marketing, taxas de marketplace, serviços e outras despesas importantes para a operação. A estrutura vai depender do negócio e, principalmente, das informações que o gestor precisa enxergar.

O Bling permite criar categorias e subcategorias de receitas e despesas e relacioná-las à estrutura utilizada nos relatórios financeiros, inclusive no DRE.

É por isso que eu gosto de tratar essa configuração como parte da gestão da empresa, e não apenas como um cadastro dentro do sistema.

O que acontece com as contas a pagar e a receber?

Aqui existe outro ponto importante: o financeiro precisa acompanhar o que realmente aconteceu.

Uma venda parcelada não pode ser tratada da mesma forma que uma venda recebida à vista. Uma conta que já foi paga precisa ser baixada. Um recebimento que entrou no banco precisa estar refletido corretamente no sistema.

O Bling permite lançar contas manualmente e também gerar lançamentos a partir de vendas e compras. Quando uma conta é baixada, a movimentação passa a refletir a entrada ou saída financeira correspondente.

Não adianta organizar e nunca conferir

Depois que o financeiro está estruturado, existe uma rotina que considero indispensável: conferir se o que está no Bling corresponde ao que aconteceu de verdade. É aí que entra a conciliação bancária.

Se o banco mostra uma movimentação que não está no sistema, existe alguma coisa para verificar. Se o Bling mostra um lançamento que não aparece no extrato, também existe alguma coisa para entender.

O Bling permite importar extratos bancários em formato OFX e comparar essas movimentações com os registros financeiros do sistema. Essa conferência ajuda a encontrar diferenças antes que elas se transformem em um problema maior.

Relatório bom depende de financeiro bem organizado. Se as contas financeiras estão mal estruturadas, as categorias não fazem sentido ou os lançamentos não estão sendo baixados corretamente, o problema vai aparecer nos relatórios.

O Bling possui relatórios financeiros como Fluxo de Caixa, DRE, Balancete, pagamentos, recebimentos e outros. Mas o relatório é o resultado de tudo aquilo que foi feito antes.

Por isso, quando uma empresa me procura dizendo que “o financeiro do Bling não está funcionando”, a primeira coisa que eu faço não é abrir o relatório. Eu volto algumas etapas e procuro entender como aquela operação foi configurada.

É muito mais fácil corrigir a informação na origem do que tentar interpretar um relatório que já nasceu com dados inconsistentes.

O que costuma deixar o financeiro desorganizado?

Na prática, os problemas mais comuns não estão necessariamente na falta de recursos do sistema. É comum encontrar empresas usando uma única conta financeira para operações que deveriam estar separadas, categorias genéricas demais, formas de pagamento duplicadas ou lançamentos que não são conferidos depois.

Também acontece de a empresa continuar controlando parte das movimentações em planilhas enquanto outra parte fica no Bling. Nesse cenário, ninguém sabe exatamente qual informação representa a realidade.

O ERP precisa ser o lugar onde a operação realmente acontece. Se a empresa vende no Bling, mas controla o dinheiro em três planilhas diferentes, fica muito difícil ter uma visão confiável do negócio.

Quando vale a pena revisar o financeiro do Bling?

Se você já usa o Bling, mas ainda sente que precisa conferir tudo em planilhas, não consegue confiar nos saldos ou não entende exatamente o que os relatórios estão mostrando, pode ser hora de revisar a estrutura.

Em uma implantação, eu não penso apenas em deixar o sistema funcionando. O objetivo é fazer com que o Bling acompanhe a forma como a empresa trabalha. Isso envolve entender a operação, organizar os cadastros, definir os processos e orientar a equipe para que o financeiro continue correto depois da implantação.

Quando o financeiro está bem organizado, o Bling passa a ser uma ferramenta de gestão de verdade, e não apenas um lugar para registrar contas.

O ponto de partida é entender a operação da empresa e fazer o sistema acompanhar essa realidade. Depois disso, fica muito mais fácil trabalhar com contas a pagar, contas a receber, fluxo de caixa, conciliação e DRE.

Esses são assuntos que merecem ser analisados separadamente, porque cada um deles tem suas particularidades e pode ajudar o gestor a tomar decisões melhores.

Tatiane Bellucca,  Zari Consulting