Bling para loja de autopeças: como organizar a operação

Uma loja de autopeças pode ter milhares de itens cadastrados e, ainda assim, o cliente entrar procurando uma única peça específica.

Ele não quer simplesmente um filtro de óleo.

Quer saber se existe o filtro correto para determinado veículo, modelo, motorização ou aplicação.

É aí que começa uma das principais diferenças entre administrar uma loja de autopeças e uma operação com um catálogo mais simples.

O problema não é apenas saber quantas peças existem no estoque. É conseguir identificar corretamente qual peça está disponível, onde ela está e como encontrá-la quando acontece uma venda.

Quando entram balcão, fornecedores, notas fiscais, financeiro, marketplaces e loja virtual, a necessidade de organização aumenta.

O Bling para loja de autopeças pode centralizar diferentes partes dessa operação. O sistema possui recursos para cadastro de produtos, estoque, vendas, Frente de Caixa, documentos fiscais, financeiro, propostas comerciais e ordens de serviço.

Mas, para uma autopeças, eu começaria a implantação por uma questão muito mais básica:

a empresa consegue identificar seus produtos com segurança?

Em autopeças, cadastro de produto não é detalhe

Um dos primeiros pontos que eu observaria em uma loja de autopeças é o cadastro.

Esse segmento pode trabalhar com uma quantidade muito grande de referências, fabricantes, códigos e aplicações.

Existem peças visualmente parecidas que atendem veículos diferentes. Existem produtos equivalentes de fabricantes diferentes. Existem códigos internos, códigos de fornecedores e códigos de barras.

Quando o cadastro não possui um padrão, encontrar o produto certo começa a depender da memória de quem trabalha na empresa.

Enquanto existe uma equipe pequena e experiente, isso talvez funcione.

O problema aparece quando a operação cresce.

Um funcionário sabe que determinado código corresponde a determinada peça. Outro procura pelo nome. Outro conhece o código do fabricante. O cliente chega com uma referência diferente.

Nesse cenário, o ERP não deveria ser apenas um lugar onde a empresa cadastra “Pastilha de freio”.

O cadastro precisa ser estruturado para ajudar a operação a identificar aquilo que realmente está sendo vendido.

O SKU precisa ter uma lógica

O Bling permite cadastrar um código SKU único para cada produto.

Esse código funciona como uma referência interna utilizada pela empresa para identificar o item.

Para uma autopeças, eu definiria esse padrão antes de importar ou cadastrar milhares de produtos.

Não existe uma única regra correta.

A empresa pode possuir códigos internos próprios, aproveitar uma estrutura já consolidada ou construir uma nova lógica.

O mais importante é evitar que o mesmo produto seja cadastrado várias vezes porque pessoas diferentes utilizaram nomes diferentes.

Duplicidade de cadastro parece um problema administrativo, mas rapidamente se transforma em problema de estoque.

Uma peça pode aparecer sem saldo em um cadastro e possuir dez unidades em outro.

Fisicamente, é o mesmo produto.

No sistema, virou dois.

Quanto maior o catálogo, mais cara fica essa desorganização.

Código de barras também pode fazer parte da estrutura

O cadastro de produtos do Bling possui campos para GTIN/EAN, além do SKU utilizado para controle interno.

Essa diferença é importante.

SKU e código de barras não precisam cumprir exatamente a mesma função dentro da operação.

O SKU pode representar a identificação interna definida pela empresa, enquanto o GTIN/EAN pode ser utilizado para identificar comercialmente o produto quando aplicável.

Em uma loja com muitos itens, trabalhar corretamente essas identificações pode facilitar bastante a localização dos produtos e a entrada de mercadorias.

Mas eu evitaria preencher campos apenas porque eles existem.

Uma base com muitos dados incorretos não é necessariamente melhor do que uma base mais simples e confiável.

Cadastro bom não é cadastro cheio. É cadastro consistente.

A descrição do produto precisa ajudar quem vende

Outro ponto que merece atenção é o nome utilizado no cadastro.

Imagine centenas de produtos com descrições genéricas como:

FiltroFiltro óleoFiltro motorFiltro novoFiltro X

Talvez quem cadastrou saiba exatamente o que cada um representa.

Para quem começou a trabalhar ontem na loja, isso não ajuda muito.

Uma nomenclatura padronizada facilita pesquisa, venda, conferência e manutenção do catálogo.

Em uma autopeças, eu pensaria no cadastro considerando como a equipe realmente procura os produtos durante o atendimento.

Marca, fabricante, referência e outras características relevantes podem precisar fazer parte dessa lógica.

O objetivo não é criar o maior nome de produto possível.

É permitir que alguém encontre o item certo sem depender de conhecimento informal.

Estoque de autopeças precisa ser confiável e localizável

Depois do cadastro, eu olharia para o estoque.

O Bling permite registrar entradas e saídas, consultar saldos e trabalhar com mais de um depósito quando necessário.

Isso responde a uma parte do problema: quanto existe de cada produto.

Mas, em uma loja de autopeças com milhares de referências, existe outra pergunta igualmente importante:

onde está essa peça?

Ter três unidades no sistema ajuda pouco se a equipe leva quinze minutos procurando cada uma.

Por isso, a organização do ERP precisa acompanhar a organização física do estoque.

Prateleiras, corredores, setores e a lógica utilizada para armazenar os produtos precisam fazer sentido para quem separa ou vende.

Eu não trataria estoque físico e estoque no sistema como projetos independentes.

Um deveria ajudar a validar o outro.

Vários depósitos podem representar diferentes estoques

O Bling permite trabalhar com múltiplos depósitos.

Isso pode ser útil quando a empresa possui mais de um local de armazenamento ou precisa separar estoques com funções diferentes.

Uma autopeças pode ter, por exemplo, uma loja e um centro de distribuição.

Outra pode possuir mais de uma unidade.

Também existem situações em que determinados produtos precisam ficar separados do saldo disponível para venda, como mercadorias avariadas ou em conserto.

O Bling permite inclusive configurar depósitos cujo saldo seja desconsiderado do estoque disponível.

Eu só evitaria transformar cada divisão física da loja em um depósito do ERP sem necessidade.

Depósito é uma estrutura de controle de saldo.

Localização física é outra questão.

Misturar esses dois conceitos pode deixar o estoque muito mais complexo do que precisa ser.

A entrada das mercadorias precisa atualizar a operação

Uma autopeças trabalha constantemente com fornecedores e reposição.

Quando a mercadoria chega, aquela entrada precisa se transformar em estoque disponível de forma confiável.

O Bling permite incluir estoque manualmente, por planilha, por XML de nota de entrada e por pedidos de compra.

Para uma operação com volume, a entrada por documentos e processos estruturados pode reduzir bastante o trabalho manual.

Mas existe uma condição:

o produto recebido precisa encontrar o cadastro correto.

Se cada entrada cria um produto novo ou se o item é relacionado ao cadastro errado, o sistema começa a acumular duplicidades.

É por isso que eu voltaria novamente ao cadastro.

Em autopeças, organizar a entrada começa muito antes de a mercadoria chegar.

Começa na forma como os produtos foram estruturados dentro do ERP.

O balcão também pode funcionar dentro do Bling

Para lojas com atendimento presencial, o Bling possui Frente de Caixa, conectado ao estoque.

Isso permite registrar vendas realizadas no balcão e fazer com que elas participem da mesma estrutura de gestão da empresa.

O sistema também pode trabalhar com NFC-e, desde que a empresa tenha as configurações necessárias para emissão.

Esse fluxo pode fazer sentido para uma autopeças porque o balcão não deveria existir separado do estoque.

Se uma peça foi vendida presencialmente, ela deixou de estar disponível para os outros canais.

Existe, porém, uma característica que precisa entrar na avaliação: o Frente de Caixa do Bling funciona online e depende de conexão com a internet.

Para uma operação em que o balcão representa uma parte importante do faturamento, eu verificaria a estabilidade da conexão antes da implantação.

E quando a autopeças também vende pela internet?

Esse é um cenário cada vez mais interessante para utilização de um ERP integrado.

A empresa pode vender no balcão e também possuir produtos anunciados em marketplaces ou em sua loja virtual.

Nesse caso, a peça que está na prateleira pode ser a mesma que aparece disponível para um consumidor comprando pela internet.

Quando acontece uma venda, todos os canais precisam trabalhar com uma disponibilidade coerente.

O Bling permite integrar canais de venda e sincronizar estoque de produtos conectados às plataformas compatíveis.

Isso reduz a necessidade de atualizar manualmente cada canal.

Mas existe uma ressalva importante.

Sincronização de estoque distribui informação. Ela não verifica se a informação está correta fisicamente.

Se o ERP informa cinco unidades e existem apenas três na prateleira, integrar marketplaces não resolve a divergência.

Apenas faz os canais trabalharem com aquele saldo.

Por isso, eu faria um inventário e revisaria a estrutura antes de colocar uma operação antiga para sincronizar vários canais.

Vender em marketplace exige ainda mais atenção ao produto

Quando uma autopeças começa a vender em marketplaces, a qualidade do cadastro ganha outra dimensão.

Agora o produto não precisa apenas ser entendido pela equipe interna.

Ele também precisa ser corretamente relacionado aos anúncios publicados nos canais de venda.

Se o vínculo estiver incorreto, uma venda pode movimentar o cadastro errado.

Em operações com catálogos extensos, eu evitaria fazer integrações em massa antes de revisar uma amostra representativa da base.

É muito mais fácil descobrir um problema de estrutura com cinquenta produtos do que depois de milhares de anúncios vinculados.

Esse é um dos motivos pelos quais considero arriscada a ideia de que implantação de ERP consiste apenas em importar uma planilha e ativar integrações.

A velocidade da importação importa muito menos do que a qualidade da base que está entrando.

Uma autopeças também pode trabalhar com orçamento e ordem de serviço

Dependendo da operação, a venda não começa diretamente no caixa.

O cliente pode solicitar uma cotação ou a empresa pode precisar montar um orçamento antes de fechar o pedido.

O Bling possui recurso de propostas comerciais, o que permite incluir essa etapa no processo de vendas.

Também possui Ordem de Serviço, recurso que pode ser relevante para empresas que, além da venda de produtos, possuem alguma operação de serviços.

Aqui eu faria uma distinção importante.

Uma loja que apenas vende peças possui necessidades diferentes de uma empresa que vende peças e também executa serviços.

Antes de escolher o fluxo dentro do ERP, eu identificaria exatamente como a receita acontece.

Produto, serviço e atendimento de balcão podem participar da mesma empresa, mas não necessariamente precisam seguir o mesmo processo.

O financeiro precisa mostrar mais do que o total vendido

Autopeças também é uma operação de compra.

Para manter disponibilidade, a empresa precisa investir constantemente em mercadoria.

Isso significa que uma parte relevante do dinheiro pode estar parada nas prateleiras.

E esse é um ponto que eu observaria com atenção.

Uma loja pode possuir um estoque enorme e ainda enfrentar falta justamente das peças que mais giram.

Ao mesmo tempo, pode manter capital investido durante meses em itens com pouca saída.

Por isso, gestão de estoque não deveria ser apenas:

“Quantas unidades temos?”

Também deveria ajudar a responder:

“Estamos colocando dinheiro nos produtos certos?”

O Bling possui recursos de gestão financeira e relatórios que ajudam a centralizar informações da operação.

Mas nenhuma ferramenta substitui a análise.

Faturamento alto, estoque alto e caixa apertado podem existir ao mesmo tempo.

Estoque parado merece tanta atenção quanto falta de estoque

Em autopeças, a variedade do catálogo pode criar uma sensação de que possuir muitos produtos é necessariamente uma vantagem.

Nem sempre.

Cada item parado representa capital que já saiu do caixa e ainda não retornou através da venda.

Isso não significa que toda peça de baixo giro deva ser eliminada.

Algumas podem fazer parte da estratégia comercial da empresa.

O problema é não saber quais produtos possuem baixo giro.

Quando a empresa conhece melhor seu estoque, consegue tomar decisões mais conscientes sobre reposição, compras e mix.

E aqui existe uma diferença importante entre controlar estoque e administrar estoque.

Controle responde o que entrou, o que saiu e quanto existe.

Gestão utiliza essas informações para decidir o que comprar, manter, reduzir ou priorizar.

O ERP ajuda bastante na primeira parte.

A segunda continua dependendo da empresa.

Bling para loja de autopeças vale a pena?

Eu consideraria o Bling para uma autopeças que precisa integrar estoque, vendas, financeiro, documentos fiscais e, principalmente, diferentes canais de venda.

O sistema possui atualmente uma solução direcionada ao segmento e reúne recursos como controle de estoque, PDV, propostas comerciais, ordem de serviço, financeiro, emissão fiscal e vendas multicanal.

Mas eu não escolheria um ERP para autopeças apenas pela quantidade de funcionalidades.

Antes, analisaria a complexidade do catálogo.

Quantos produtos existem? Como são identificados? Existem códigos duplicados? O estoque atual é confiável? Quantos fornecedores participam da operação? Existe loja física? A empresa vende online? Existem várias unidades?

Essas respostas dizem muito mais sobre a implantação necessária do que simplesmente saber que o Bling “atende autopeças”.

O sistema precisa encontrar a peça antes do vendedor

Existe uma situação que resume bem o que eu esperaria de uma operação organizada.

Um funcionário experiente sabe exatamente onde encontrar determinada peça porque trabalha há quinze anos naquela loja.

Isso é conhecimento valioso.

Mas a empresa não deveria depender exclusivamente dele para funcionar.

O cadastro, o estoque e os processos precisam transformar parte desse conhecimento em informação acessível para o restante da equipe.

Para mim, esse é um dos maiores ganhos que um ERP para loja de autopeças pode trazer.

Não simplesmente registrar vendas ou emitir notas fiscais.

Mas criar uma base em que a empresa consiga identificar o que vende, saber quanto possui, acompanhar onde o produto participa da operação e utilizar essas informações para comprar e vender melhor.

Em uma autopeças com milhares de referências, organização deixa de ser uma questão administrativa.

Ela faz parte do atendimento.

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Escrito por Tatiane Bellucca | Zari Consulting